Veelgestelde vragen

Hier vind je de meest gestelde vragen door tolken met betrekking tot Tolkcontact en mijn.tolkcontact.nl.

Staat je vraag hier niet tussen? Bekijk dan ook eens de pagina met informatie voor tolken of de handleiding van mijn.tolkcontact.nl. Geen antwoord op je vraag gevonden? Neem dan gerust contact met ons op.

Inloggen
Mijn profiel
Invoeren tolkopdrachten
Bemiddeling
Reisafstand
Accordering door klant
Annulering
Beschikbaarheid
Facturatie

Inloggen

Hoe kan ik inloggen op mijn.tolkcontact.nl?
Alle afgestudeerde gebarentolken en schrijftolken die geregistreerd staan in het Register Tolken Gebarentaal (RTG) kunnen gebruikmaken van mijn.tolkcontact.nl. Stuur een mail naar contact@tolkcontact.nl met je naam, adres en RTG-nummer. We sturen dan de inloggegevens voor mijn.tolkcontact.nl toe.

Hoe kan ik snel inloggen op mijn.tolkcontact.nl?
Wil je op je smartphone of tablet snel toegang tot mijn.tolkcontact.nl? Maak een bladwijzer naar mijn.tolkcontact.nl en zet deze op je beginscherm. Hoe dit werkt, verschilt per browser. Hier vind je een uitleg voor Safari en Chrome.

Mijn profiel

Hoe verander ik mijn wachtwoord?
Log in op mijn.tolkcontact.nl en vul bij ‘mijn gegevens’ een nieuw wachtwoord in. Zie voor meer informatie de handleiding.

Hoe kan ik mijn naam en adres veranderen?
Log in op mijn.tolkcontact.nl en ga naar ‘mijn gegevens’. Enkele gegevens kun je niet zelf veranderen. Neem in dat geval contact met ons op.

Waarom is het belangrijk dat ik mijn profiel invul en up-to-date houd?
Mijn.tolkcontact.nl is een intelligent systeem dat bij veel tolkaanvragen zelf een passende tolk kan vinden. Op basis van de wensen van de klant en de vaardigheden en ervaring van de tolk worden tolkaanvraag en tolk gematcht. Hoe completer je je profiel invult, hoe vaker je bij passende tolkaanvragen benaderd zult worden.

Hoe ziet mijn profiel eruit als klanten hem bekijken?
Klik op de pagina ‘profielinstellingen’ in mijn.tolkcontact.nl op de knop ‘bekijk je profiel zoals klanten hem zien’.

Invoeren tolkopdrachten

Hoe kan ik een klant vinden in mijn.tolkcontact.nl?
Is het de eerste keer dat je voor deze klant tolkt? Zoek de klant dan op aan de hand van zijn BSN. Type de negen cijfers in (druk niet op enter!), wacht even en selecteer daarna de klant. Let op: begint het BSN met een 0, voer dan alleen de laatste acht cijfers in.
     Heb je al vaker voor deze klant getolkt? Type een aantal letters van de naam van de klant en selecteer de juiste klant.
     Tolk je voor een organisatie met organisatieuren? Type een aantal letters van de naam van de organisatie en selecteer de juiste organisatie. Let op: organisatieuren mogen alleen worden ingezet als meerdere tolkgebruikers tegelijkertijd gebruikmaken van dezelfde tolk.
     Is de klant die gaat tekenen nog onbekend? Maak dan gebruik van de 'dummyklant' (BSN 123456789). Je kunt de opdracht dan alvast invoeren. Voor het ondertekenen van de opdracht kun je de opdracht dan op naam van de juiste klant zetten.

Ik ben rechtstreeks benaderd door een klant, moet ik deze opdracht ook invoeren in mijn.tolkcontact.nl?
Alle opdrachten die je uitvoert in het leefdomein kun je invoeren in mijn.tolkcontact.nl. Opdrachten die je uitvoert en afrondt met een handtekening van de klant worden automatisch twee keer per maand aan je uitbetaald. Zie ook Accordering door klant en Facturatie.

Bemiddeling

Hoe werkt de (automatische) bemiddeling?
Klanten kunnen op ieder moment van de dag een tolkaanvraag invoeren in mijn.tolkcontact.nl
en Tolkcontact vragen een tolk te zoeken. Het systeem gaat dan op zoek naar een tolk die past bij de aanvraag en in de buurt van de opdracht woont. Lees hier meer over de (automatische) bemiddeling.

Hoe zie ik of jullie zoeken voor de klant of dat de klant mij zelf benadert via mijn.tolkcontact.nl?
Als de klant je direct aanvraagt via mijn.tolkcontact.nl dan begint het berichtje met 'Klant x vraagt of je'. In mijn.tolkcontact.nl zie je deze berichten tussen je actieve opdrachten. Heb je nog niet gereageerd op de opdracht, dan heeft deze opdracht de status 'wacht op tolk'. Lees hier meer over hoe een klant zelf een tolk kan zoeken via mijn.tolkcontact.nl.
     Als de klant om bemiddeling door Tolkcontact heeft gevraagd, dan begint het bericht met 'Wij zoeken een tolk voor klant x'. In mijn.tolkcontact.nl zie je deze opdrachten op je homepage.

Moet ik altijd reageren als ik een tolkaanvraag van jullie krijg?
Als je in de gelegenheid bent, dan is het fijn als je zo snel mogelijk reageert op het berichtje. Als je 'ja' zegt, dan is de opdracht direct aan je toegewezen en zie je deze staan bij je 'actieve opdrachten'. Zeg je 'nee', dan benaderen we direct de volgende tolk. Reageer je niet, dan benaderen we na een vastgestelde intervaltijd de volgende tolk (zie ook hieronder).

Waarom ontvang ik sommige aanvragen per Telegram of sms en sommige per e-mail?
Bij 'mijn gegevens' in mijn.tolkcontact.nl kun je aangeven of je belangrijke berichten per Telegram of sms of e-mail wil ontvangen. Daarnaast hanteren we verschillende standaarden voor het versturen van tolkaanvragen. Deze kunnen de voorkeur overrulen.
     Als de aanvangstijd van de aanvraag verder weg is dan twee weken, dan ontvang je de aanvragen altijd per e-mail. Bij deze verzoeken heb je meer tijd om te reageren, omdat er niet met spoed een tolk gevonden hoeft te worden. De tijd die je hebt om te reageren voordat de volgende tolk benaderd wordt is minimaal zes uur, maar vaak langer. Deze verzoeken worden alleen verzonden tussen 9.00 en 17.00 uur.
     Als de aanvangstijd van de aanvraag tussen twee weken en 72 uur valt, dan kijken we naar jouw voorkeur. Heb je aangegeven dat je berichten graag per e-mail of per Telegram of sms ontvangt? Dit kun je instellen bij 'mijn gegevens'. Ook deze verzoeken sturen we tussen 9.00 en 17.00 uur.
Zodra de tijd meer begint te dringen, sturen we de tolkaanvragen altijd per Telegram of sms. Dat geldt als de aanvangstijd van een aanvraag binnen 72 uur valt. We kiezen dan voor Telegram of sms, omdat we zo snel mogelijk een passende tolk willen vinden. Deze berichten versturen we tussen 8.00 en 22.00 uur.
     We benaderen nooit tegelijkertijd meerdere tolken, maar altijd één voor één. Zeg je 'nee', dan benaderen we direct de volgende tolk. Reageer je niet, dan benaderen we na een vastgestelde intervaltijd de volgende tolk. De intervaltijd tussen de berichten wordt korter naarmate de aanvangstijd van de aanvraag dichterbij komt. Let op: tolken die het verzoek vóór jou ontvangen hebben, kunnen nog steeds reageren. De tolk die als eerst positief reageert krijgt de opdracht toegewezen.
     Daarnaast zullen we bij opdrachten op korte termijn, spoedopdrachten of specifieke opdrachten ook in de telefoon klimmen. Ben je niet bereikbaar, dan laten we vaak een voicemailbericht achter over de aanvraag waarvoor we aan het bellen zijn. Je hoeft ons alleen terug te bellen als je mogelijk beschikbaar bent.

Reisafstand

Hoe vul ik in dat ik geen reiskosten declareer bij een opdracht?
In sommige gevallen zul je geen reiskosten maken. Bijvoorbeeld als je meerdere opdrachten achter elkaar op dezelfde locatie hebt, als je een aantal dagen mee op vakantie gaat, of als je toevallig om een andere reden al op locatie was. In deze gevallen kun je bij de kilometerdeclaratie op het pijltje naast ‘binnen Nederland’ klikken. Daar verschijnt dan de optie ‘geen reiskosten’. Je hoeft dan ook geen postcode meer in te vullen. (Let op: kies dus niet voor 'afwijkende route'.)

Hoe kan ik de reisafstand invullen als ik een aansluitende opdracht heb?
Kies bij de kilometerdeclaratie voor 'afwijkende route'. Vul hier vervolgens de werkelijk gereden kilometers in. Bij een aansluitende opdracht heeft opdracht A alleen een heenreis. De heenreis bij opdracht B is het aantal kilometers tussen opdracht A en B; de terugreis bij opdracht B is van toepassing als je daarna naar huis gaat.

Hoe moet ik de reisafstand invullen als ik een doofblinde klant thuis ophaal en/of terugbreng?
Kies bij de kilometerdeclaratie voor 'afwijkende route' en vul het aantal gereden kilometers in. Je telt dus de afstand van jouw startlocatie naar het huis van de doofblinde klant op bij de afstand van de ophaallocatie van de doofblinde klant naar de tolklocatie (en vice versa). (Let op: de begintijd van de opdracht is de daadwerkelijke starttijd op de tolklocatie, niet het moment dat je de klant thuis ophaalt.)

Accordering door klant

Hoe kan de klant tekenen voor de opdracht?
De klant kan een opdracht op verschillende manieren (digitaal) accorderen. De klant kan digitaal tekenen op je eigen smartphone of tablet (net als dat gaat als de postbode een pakketje komt bezorgen) of je kunt de klant per mail/sms een link sturen waarmee de klant de opdracht kan goedkeuren. Dat laatste is vooral makkelijk bij een tolk op afstand-situatie of als de klant of jij zelf snel weg moet na de opdracht. Mocht de klant niet digitaal kunnen of willen accorderen, dan kun je ook het 'ouderwetse' tolkformulier gebruiken (download het papieren opdrachtformulier of het bewerkbare papieren opdrachtformulier). Je moet het formulier dan wel zelf scannen en uploaden bij de opdracht. Zie voor meer informatie de handleiding.

Annulering

De klant annuleert. Hoe geef ik dat aan in mijn.tolkcontact.nl?
Wordt een opdracht geannuleerd door de klant, dan is dat eenvoudig aan te geven bij de opdracht:
- Open de opdracht;
- Ga naar het veld ‘werkelijke tijd’;
- Scroll helemaal naar beneden;
- Kies voor ‘klant annuleert op tijd’ (meer dan 24 uur voor aanvang van de opdracht), ‘klant annuleert te laat’ (minder dan 24 uur voor aanvang van de opdracht) of ‘klant annuleert ter plaatse’.
Vanzelfsprekend is bij de opties 'klant annuleert te laat' en 'klant annuleert ter plaatse' wel een handtekening van de klant nodig voordat de opdracht uitbetaald kan worden.

Hoe kan ik zelf een tolkopdracht annuleren in mijn.tolkcontact.nl?
Ben je zelf verhinderd? Geef dat dan aan door de opdracht te openen en onderaan te klikken op de grijze knop ‘opdracht annuleren’. Dit kan tot 24 uur voor aanvang van de opdracht. Als het e-mailadres of mobiele nummer van de klant bekend is bij ons, dan ontvangt de klant automatisch bericht. Staan de contactgegevens niet vermeld bij de opdracht, zorg er dan zelf voor dat de klant op de hoogte is van de annulering. Bij een door ons bemiddelde opdracht hervatten wij automatisch het zoekproces.
     Gaat het om een annulering korter dan 24 uur voor aanvang van de opdracht? Neem dan éérst contact op met de klant. Wil de klant dat er een andere tolk gezocht wordt, neem dan contact op met ons, zodat wij voor de klant kunnen gaan zoeken.

Hoe kan ik een tolkopdracht verwijderen uit mijn.tolkcontact.nl?
Om te voorkomen dat opdrachten per ongeluk verwijderd worden, kunnen alleen wij tolkopdrachten verwijderen. Mail
ons het opdrachtnummer, de naam van de klant en de datum van de tolkopdracht, dan maken wij het in orde. (Let op: bouw een opdracht liever niet om tot een opdracht voor een andere klant.)

Hoe voer ik geannuleerde tijd aan het begin van een opdracht in?
Een annulering aan het begin van de opdracht kun je nog niet direct verwerken in het systeem. Hier zijn we nog naar aan het kijken. Op dit moment zijn er twee tijdelijke oplossingen:
- oplossing 1: de geannuleerde tijd aan het eind laten berekenen.
Bijvoorbeeld: de aangevraagde tijd is 1 uur (van 10.00 tot 11.00 uur). De opdracht begint pas om 10.15 uur, maar duurt wel 1 uur (tot 11.15 uur). Je kunt dan aangeven bij aangevraagde tijd: 1 uur en 15 minuten. Je krijgt dan volledig uitbetaald van 10.00-11.00 uur en 50% van 11.00-11.15 uur. Dit werkt goed als je niet op een overgangstijd voor je toeslagen zit (bijvoorbeeld rond 18.00 uur als het tarief van 100% naar 120% gaat). In dat geval kun je beter kiezen voor optie 2.
- oplossing 2: de opdracht splitsen in twee opdrachten
Als de opdracht valt in een overgangstijd voor de toeslagen, dan kun je de opdracht het beste splitsen in twee opdrachten. Bijvoorbeeld: de aangevraagde tijd is 1 uur (van 17.30 tot 18.30 uur). De opdracht begint pas om 17.45 uur, maar duurt wel 1 uur (tot 18.45 uur). Opdracht 1 is dan van 17.30-17.45 uur (aangevraagde tijd: 15 minuten; werkelijke tijd: annulering ter plaatse). Je krijgt hiervoor 50% uitbetaald. Let er wel op dat je bij opdracht 1 kiest voor 'geen reiskosten'; deze krijg je namelijk al volledig uitbetaald bij opdracht 2. Opdracht 2 is dan van 17.45-18.45 uur. Je krijgt hiervoor alles (inclusief toeslag) uitbetaald.

Beschikbaarheid

Hoe kan ik aangeven op welke dagen ik niet kan tolken?
Bij 'profielinstellingen' kun je aangeven op welke dagen je NIET wilt tolken.

Waarom kan ik niet mijn volledige beschikbaarheid gedetailleerd aangeven?
We hebben er bewust voor gekozen om niet met een echte agenda te werken. Dit omdat je dan op drie plekken de agenda bij moet houden (voor jezelf, bij Tolknet en bij ons). Als een klant een tolk zoekt, dan geven we een lijst met passende tolken en vermelden hierbij duidelijk dat het kan zijn dat de tolk voldoet aan de gevraagde ervaring en vaardigheden, maar dat het niet zeker is dat de tolk ook beschikbaar is om de opdracht aan te nemen.

Ik ben een langere periode afwezig, kan ik dat aangeven?
Bij 'profielinstellingen' kun je aangeven welke periode je afwezig bent. Handig bij bijvoorbeeld zwangerschap en vakantie. Je ontvangt dan geen tolkaanvragen voor in deze periode.

Waarom moet ik al mijn tolkopdrachten in privésituaties invoeren in mijn.tolkcontact.nl?
Mijn.tolkcontact.nl is tevens het systeem voor facturatie en uitbetaling. Je krijgt dus uitsluitend tolkopdrachten in privésituaties uitbetaald, die in het systeem zijn ingevoerd. Bovendien gebruikt het systeem al je ingevoerde toekomstige aanvragen om te voorkomen dat je als ‘beschikbaar’ naar boven komt terwijl je al een tolkopdracht hebt.

Facturatie

Hoe krijg ik de uitgevoerde tolkopdrachten uitbetaald?
Twee keer per maand maken wij de facturen op. Daarop staan alle afgeronde opdrachten (opdrachten met een handtekening) van de afgelopen twee weken. Het totaalbedrag van de factuur wordt een week later uitbetaald. In principe worden de facturen op de 1e en 15e van de maand gemaakt. Vervolgens heb je een week de tijd om de factuur te controleren. Op de 8e en 22e van de maand worden de facturen uitbetaald. Als de betaaldatum in een weekend valt, dan kiezen we voor de eerstvolgende werkdag.

Hoe kan ik aangeven dat een tolkopdracht uitbetaald moet worden?
Je hoeft hier zelf niets voor te doen. Zodra een opdracht getekend is door de klant, wordt de opdracht in de meeste gevallen direct klaargezet voor uitbetaling. Steekproefgewijs en als gebruik is gemaakt van een papieren opdrachtformulier, wordt de opdracht eerst nog gecontroleerd door een medewerker van Tolkcontact. Na goedkeuring door de medewerker staat ook deze opdracht direct klaar voor uitbetaling zonder dat je hier zelf nog iets aan hoeft te doen.

Voldoet de facturatie aan de regels van de Belastingdienst?
Ja, de factuur die wij opmaken voldoet aan alle regels die de Belastingdienst hieraan stelt. Het is wel belangrijk dat je zelf goed de informatie invult bij ‘factuurprofielen’, zodat de juiste bedrijfsnaam en het juiste KvK- en BTW-nummer op de factuur worden vermeld.

Kan ik zelf een factuurnummer geven aan de opdrachten?
De tolkopdrachten krijgen automatisch een opdrachtnummer (ID) toegewezen door het systeem. Deze opdrachtnummers vind je ook terug op de factuur.

Kan ik zelf een factuurnummer toekennen aan de factuur?
De factuur heeft een eigen factuurnummering. Deze factuurreeks mag parallel lopen aan je eigen administratie. Desgewenst kun je zelf een factuurnummer toekennen aan de factuur. Nadat de factuur gemaakt is, heb je tot de 15e van de maand erop om het factuurnummer aan te passen. Let erop dat je slechts één factuurnummer aan een factuur kunt koppelen en dat dit een uniek en opeenvolgend nummer dient te zijn.

Hoe kan ik controleren welke opdrachten aan mij worden uitbetaald?
Op de factuur staat een overzicht van alle tolkopdrachten die worden uitbetaald. Aan de hand van de opdrachtnummers kun je in mijn.tolkcontact.nl meer informatie over deze opdrachten bekijken.